Российские системы электронного документооборота.

Для автоматизации делопроизводства и перевода его из бумажного варианта в электронный, рынок систем электронного документооборота предлагает все больше разнообразных решений.

Электронный документ – документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах (п. 11.1 ст. 2 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации"). Электронный документ - это документ, информация которого представлена в электронной форме.

Система документооборота это обязательный элемент «цифровой» инфраструктуры современного предприятия. Работу с внешними и внутренними документами относят к наиболее трудоемкому и «проблемному» участку деятельности предприятий. Электронные решения дают возможность существенно упростить и оптимизировать ее.

Существующая базовая структура СЭД это действенный, эффективный механизм, который удобен для предприятий и учреждений любого масштаба. Рынок СЭД активно развивается, так как и государственный сектор и бизнес-структуры заинтересованы в сервисах электронного документооборота. Также развитию систем способствует расширение сферы применения электронных подписей и увеличенное внимание к вопросам безопасности информации. Эффективно решать их можно при помощи качественных и продуманных программ.

Типичная система документооборота позволяет:

• систематизировать учет и хранение документов;
• эффективно управлять процессами движения и обработки документов;
• осуществлять оперативный доступ к документам и отчетной информации;
• сократить время на процедуры согласования документов и принятия решений;
• управлять проектной и производственной деятельностью в единой системе;
• повысить исполнительскую дисциплину;
• использовать задания, форумы, сетевые графики и маршрутные технологии для командной работы.

В системе ведется электронный архив документов различных типов и форматов. Электронный архив включает электронные образы оригиналов документов и карточки документов.
Для обеспечения коллективной работы над документами специалистов предусмотрены механизмы форума, оповещения, визуальное напоминание о контрольных сроках; организован обмен мнениями между исполнителем, руководителем и другими участниками рабочей группы.

Система позволяет создавать и поддерживать электронные регламенты всех бизнес-процессов предприятия.
При разработке СЭД ее создатели ориентируются на разнообразные нормативные документы для «классического» делопроизводства. Среди основных нормативно-регулирующих актов стоит назвать:

• федеральное законодательство об электронной цифровой подписи (1-ФЗ от 10.01.2002), об информации и ее защите (149-ФЗ), о персональных данных (152 и 363-ФЗ) и так далее;
• Постановления федерального и региональных правительств, отраслевые правила и требования;
• ГОСТы по делопроизводству, архивам, системам распорядительной документации — Р 51141-98, Р 6.30-2003 и другие.

Можно выделить следующие наиболее популярные системы электронного документооборота в России:

• 1С Документооборот, 1С Архив;
• Евфрат-документооборот;
• Босс-Референт;
• Дело;
• CompanyMedia;
• DIRECTUM;
• DOCUMENTUM;
• DocsVision;
• Optima-Workflow;
• LanDocs, и другие.

Интегрировать встраиваемые системы электронного документооборота имеет смысл в крупных компаниях, с числом сотрудников от 50 человек и выше. В этом случае затраты на внедрение системы электронного документооборота окупаются увеличением скорости обработки документов и возможностями совместной работы над документами, а также другими преимуществами.