фирма ИНИСТЭК разработка внедрение информационных систем
ИНИСТЭК фирма телефон адрес
фирма ИНИСТЭК партнер Microsoft, 1C

Российские системы электронного документооборота.

/рынок программ документооборота/

Базовая структура электронного документооборота.

Для автоматизации делопроизводства и перевода его из бумажного варианта в электронный, рынок систем электронного документооборота предлагает все больше разнообразных решений.

Электронный документ – документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах (п. 11.1 ст. 2 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации"). Электронный документ - это документ, информация которого представлена в электронной форме.

Система документооборота это обязательный элемент «цифровой» инфраструктуры современного предприятия. Работу с внешними и внутренними документами относят к наиболее трудоемкому и «проблемному» участку деятельности предприятий. Электронные решения дают возможность существенно упростить и оптимизировать ее.

Существующая базовая структура СЭД это действенный, эффективный механизм, который удобен для предприятий и учреждений любого масштаба. Рынок СЭД активно развивается, так как и государственный сектор и бизнес-структуры заинтересованы в сервисах электронного документооборота. Также развитию систем способствует расширение сферы применения электронных подписей и увеличенное внимание к вопросам безопасности информации. Эффективно решать их можно при помощи качественных и продуманных программ.

Типичная система документооборота позволяет:
  • систематизировать учет и хранение документов;
  • эффективно управлять процессами движения и обработки документов;
  • осуществлять оперативный доступ к документам и отчетной информации;
  • сократить время на процедуры согласования документов и принятия решений;
  • управлять проектной и производственной деятельностью в единой системе;
  • повысить исполнительскую дисциплину;
  • использовать задания, форумы, сетевые графики и маршрутные технологии для командной работы.
В системе ведется электронный архив документов различных типов и форматов. Электронный архив включает электронные образы оригиналов документов и карточки документов.
Для обеспечения коллективной работы над документами специалистов предусмотрены механизмы форума, оповещения, визуальное напоминание о контрольных сроках; организован обмен мнениями между исполнителем, руководителем и другими участниками рабочей группы.

Система позволяет создавать и поддерживать электронные регламенты всех бизнес-процессов предприятия.
При разработке СЭД ее создатели ориентируются на разнообразные нормативные документы для «классического» делопроизводства. Среди основных нормативно-регулирующих актов стоит назвать:
  • федеральное законодательство об электронной цифровой подписи (1-ФЗ от 10.01.2002), об информации и ее защите (149-ФЗ), о персональных данных (152 и 363-ФЗ) и так далее;
  • Постановления федерального и региональных правительств, отраслевые правила и требования;
  • ГОСТы по делопроизводству, архивам, системам распорядительной документации — Р 51141-98, Р 6.30-2003 и другие.
Можно выделить следующие наиболее популярные системы электронного документооборота в России:

  • 1С Документооборот, 1С Архив;
  • Евфрат-документооборот;
  • Босс-Референт;
  • Дело;
  • CompanyMedia;
  • DIRECTUM;
  • DOCUMENTUM;
  • DocsVision;
  • Optima-Workflow;
  • LanDocs, и другие.
Интегрировать встраиваемые системы электронного документооборота имеет смысл в крупных компаниях, с числом сотрудников от 50 человек и выше. В этом случае затраты на внедрение системы электронного документооборота окупаются увеличением скорости обработки документов и возможностями совместной работы над документами, а также другими преимуществами.

Типы документов в документообороте:

Внутри системы, элементами документооборота являются:
типы документа:
  • входящие,
  • исходящие,
  • внутренние;
классы документов (перечислены основные):
  • по содержанию(по отраслям знаний, темам, предметам, проблемам)
  • по уровню обобщения информации (первичные и вторичные),
  • по характеру знаковых средств (текстовые и нетекстовые), ;
  • Иконический документ - (рисунок, фотография, кинофильм, т.д.)
  • Идеографический документ - (карта, ноты, чертеж)
  • Комплексный документ сочетает два или более знаковых средства фиксации информации.
связи (ассоциации) между классами документов, связи между документами позволяют связать разные либо одинаковые виды документов. Это позволяет создавать структуру связей документа, и безошибочно определить к какому договору относится то или иное дополнительное соглашение.

спецификации документа:

  • описание формата (расширение txt, doc)
  • кодировка (win-1251)
  • формат заголовков
  • разделитель строк, полей
  • символ конца документа.
состояния документа
  • согласование
  • утверждение
  • рассмотрение
  • регистрация
  • исполнение
операции документа
  • приём входящих документов;
  • первоначальная обработка;
  • регистрация документа;
  • предварительное рассмотрение и распределение (внесение проекта резолюции);
  • рассмотрение документов руководством;
  • исполнение резолюций;
  • направление в архив.
печатные формы документов;
управление доступом к операциям класса документа.

Оперативная работа по описанию элементов документооборота заключается в выполнении следующих операций:
  • создание класса документа;
  • определение операций и перехода состояний документа;
  • определение спецификаций документа;
  • назначение хозяйственной операции по документу;
  • указание печатной формы документа;
  • назначение лиц, имеющих право на подпись документа;
  • правила формирования номера документа.
Перед началом обмена электронными документами, рекомендуется в учетную политику организации внести положение о том, что первичные учетные документы могут составляться как на бумажном носителе, так и в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.
Также рекомендуем прописать, какую подпись будет использовать организация при обмене электронными документами. Напомним, что только документы, подписанные квалифицированной электронной подписью, имеют такую же юридическую силу, как и бумажные документы, собственноручно подписанные сторонами.

При использовании квалифицированной электронной подписи заключать соглашение об обмене электронными документами с контрагентом необязательно. Однако заключение такого соглашения не противоречит действующему законодательству. Если используются иные виды подписей, наличие соглашения обязательно.

Обмениваться с контрагентами практически любыми юридически значимыми документами можно напрямую, а можно через оператора электронного документооборота.
Исключения составляют электронные счета-фактуры. Обмен ими возможен только через оператора электронного документооборота в силу требований приказа Минфина России от 10.11.2015 № 174н, вступившего в силу с 01.04.2016. До 01.04.2016 аналогичные требования содержал приказ Минфина России от 25.04.2011 № 50н.