Российские системы электронного документооборота | Мировой рынок документооборота

Российские системы электронного документооборота.

Для автоматизации делопроизводства и перевода его из бумажного варианта в электронный, рынок систем электронного документооборота предлагает все больше разнообразных решений. 

 
Система документооборота это обязательный элемент «цифровой» инфраструктуры современного предприятия. Работу с внешними и внутренними документами относят к наиболее  трудоемкому и «проблемному» участку деятельности предприятий. Электронные решения дают возможность существенно упростить и оптимизировать ее.
 
Существующая базовая структура СЭД зарекомендовала себя как действенный, эффективный механизм, который удобен для предприятий и учреждений любого масштаба. Рынок СЭД активно развивается, так как и государственный сектор  и бизнес-структуры заинтересованы в сервисах электронного документооборота. Также развитию систем способствует расширение сферы применения электронных подписей и увеличенное внимание к вопросам безопасности информации. Эффективно решать их можно при помощи качественных и продуманных программ.
 
Типичная система документооборота  позволяет:

•   систематизировать  учет  и  хранение документов;

•   эффективно управлять процессами движения   и обработки документов;
•   осуществлять  оперативный   доступ  к  документам и отчетной информации;
•   сократить время на процедуры согласования документов и принятия решений;
•   управлять   проектной   и   производственной деятельностью в единой системе;
•   повысить исполнительскую дисциплину;
•   использовать задания, форумы, сетевые графики и маршрутные технологии для командной работы.
 
В системе ведется электронный архив документов различных типов и форматов. Электронный архив включает электронные образы оригиналов документов и карточки документов.
Для обеспечения коллективной работы над документами  специалистов предусмотрены механизмы форума, оповещения, визуальное напоминание о контрольных сроках; организован обмен мнениями  между исполнителем, руководителем и другими участниками рабочей группы.
 
Система позволяет создавать и поддерживать электронные регламенты всех бизнес-процессов предприятия.
При разработке СЭД ее создатели ориентируются на разнообразные нормативные документы для «классического» делопроизводства. Среди основных нормативно-регулирующих актов стоит назвать:
 
  • федеральное законодательство об электронной цифровой подписи (1-ФЗ от 10.01.2002), об информации и ее защите (149-ФЗ), о персональных данных (152 и 363-ФЗ) и так далее;

  • Постановления федерального и региональных правительств, отраслевые правила и требования;
  • ГОСТы по делопроизводству, архивам, системам распорядительной документации — Р 51141-98, Р 6.30-2003 и другие.

 
Можно выделить следующие наиболее популярные системы электронного документооборота в России:
  • 1С Документооборот, 1С Архив;
  • Евфрат-документооборот;
  • Босс-Референт;
  • Дело; 
  • CompanyMedia;
  • DIRECTUM;
  • DOCUMENTUM;
  • DocsVision;
  • Optima-Workflow;
  • LanDocs, и другие.
Интегрировать встраиваемые системы электронного документооборота имеет смысл в крупных компаниях, с числом сотрудников от 50 человек и выше. В этом случае затраты на  внедрение системы электронного документооборота окупаются увеличением скорости обработки документов и возможностями совместной работы над документами, а также другими преимуществами.