Статья «Все проекты уникальны?»

Большинство программных продуктов, относящихся к области управления проектами, сосредотачиваются, прежде всего, на проблематике грамотного учета затрат (будь то затраты времени или других ресурсов) по проектам. Отсутствие перерасхода ресурсов и выполнение проекта в срок, с требуемым уровнем качества – вот, казалось бы, и все задачи проектной организации. Соответственно, основные задачи программного продукта, автоматизирующего деятельность проектной организации, – это обеспечить точное списание затрат по проектам (прежде всего, временных) и позволить менеджеру проекта контролировать приближение «deadline» и распределять ресурсы (прежде всего человеческие) для обеспечения выполнения проекта в срок. Таким образом, автоматизирован ли процесс управления проектами или нет, успешное выполнение проекта полностью ложится на плечи менеджера проекта,. При этом проекты могут оказаться с невыполнимыми сроками, либо с низким бюджетом, и менеджер проекта просто физически не сможет привести проект к успешному завершению, но редко кого волнует потенциальная недостаточность ресурсов в начале проекта. А почему? Ответ, как правило, прозаичен. Изначально параметры проекта, предлагаемые исполнителем заказчику, имеют завышенные сроки и/или раздутый бюджет. И если за бюджет (не касательно зарплаты сотрудников) проектная организация еще хоть как-то может отчитаться перед заказчиком (расходные материалы, работы подрядчиков по прайсу), то сроки проекта, и, следовательно, зарплату своих сотрудников обосновывать никто и не подумает. Это оценка «экспертов» проектной организации: раз они сказали, - значит им и нужно столько времени. Конечно, заказчик может догадываться, что сроки проекта увеличены преднамеренно, т.к. проектная организация, имея лишь опыт предыдущих проектов, не может пронормировать их новый, уникальный проект с точностью до минуты и копейки. Но пока у заказчика нет выбора из нескольких предложений по его проекту, ему ничего не остается, как согласиться с завышенными сроками и затратами. Но это именно пока нет конкуренции и борьбы  за заказчика. Как только количество предложений начнет увеличиваться, заказчик, ни минуты не сомневаясь, выберет предложение с наименьшими сроками и затратами  (разумеется, при условии общего доверия к организации, сделавшей это предложение). После этого и начинается самое интересное и, зачастую, грустное. Проектная организация в борьбе за заказчика уменьшила свой «жировой запас» до минимума (известного лишь по экспертной оценке) и, тем самым, пошла на риск остаться без прибыли, уйти в убыток или просто «завалить» проект. Каждый проект уникален, а эксперты (тоже люди) могут ошибаться. По факту сроки, установленные в предложении, оказываются невыполнимыми, затраты на проект - недостаточными, а виновным во всех бедах заранее оказывается проектная организация и менеджер проекта. И только в случае. если он использовал автоматизированный подход к учету средств проекта, - у него будет возможность, по крайней мере, оправдаться и доказать, что проект был обречен с самого начала, т.к. все средства расходовались на проект, но их просто было недостаточно. Налицо ошибка планирования ресурсов проекта в условиях жесткой борьбы за заказчика и невозможности «застраховать» себя посредством увеличения стоимости проекта. 

Большинство программных продуктов на данный момент хорошо умеют учитывать затраты на проект, в наглядной форме представлять приближение «deadline», и даже могут посчитать инвестиционную привлекательность проекта (при известном уровне отдачи и прочих условий), но не дают возможности проектной организации, проанализировав предыдущие проекты, точно спрогнозировать затраты на будущие уникальные проекты.

Чем же отличается устройство новой системы от систем-аналогов?

Система «Пульс проекта», как и многие другие решения, позволяет вести одновременно множество проектов с любым уровнем детализации, с привязкой проекта к конкретному договору и заказчику. Проектировать и создавать проектные группы, указывая должностным позициям соответствующих им сотрудников, либо обозначая вакантность позиции, с возможностью участия сотрудников одновременно в нескольких проектных группах. Также есть удобство в возможности единым взглядом охватить все проекты, идущие в организации. Отличительной чертой системы является жесткая типизация каждого проекта и каждой части проекта (подпроекта): в дальнейшем это позволяет провести статистический анализ затрат как по целым проектам, так и по типовым частям проекта. 

Помимо множества проектов, в системе «Пульс проекта» можно вести множество заданий. Задания также детализируются до любого уровня вложенности. Все задания и подзадания жестко привязываются в системе к тому или иному проекту. Существует возможность создавать цепочки заданий. Каждое задание имеет «постановщика задания» и «исполнителя задания». При этом не составляет труда с помощью специального действия создать задание самому себе. Каждое задание (как и проект) может хранить информацию о датах и временах начала и окончания задания, плановых (проставляется постановщиком задания или берется из проекта или вышестоящего задания), прогнозируемых (проставляется исполнителем при получении задания) и фактических (проставляется исполнителем при завершении задания вручную либо полуавтоматически с помощью специальной кнопки).

Из отличительных особенностей отметим возможность простановки качества выполнения задания и качества постановки задания, возможность непосредственно в карточке задания обсуждать ход выполнения задания, задавать вопросы и отмечать важность введенной информации. Существует возможность назначать «наблюдателей» задания, сотрудников имеющих доступ к просмотру данного задания. Задания имеют несколько состояний от «назначено» до «проверенно» со строгим отслеживанием процесса перехода задания из одного состояния в другое во времени. Для удобства пользователей различные состояния заданий индицируются различным цветом (начиная от специальной индикации всех новых заданий или измененных заданий).  Для дополнительных возможностей аналитики каждое задание, помимо обязательной привязки к проекту, имеет привязку к виду работ (дополнительная ось в аналитике по «видам работ»). 

Задания могут создаваться не просто по инициативе постановщика, но и на основании требований или пожеланий других участников проекта, пользователей или заказчика. Для этого в системе реализован специальный механизм «Пожеланий». Пожелания схожи, по сути, с работой сервис-центра, где любая проблема или запрос регистрируются (со всеми входящими файлами, изображениями и информацией о проекте, приоритетом), обсуждаются всеми заинтересованными сторонами, рассматриваются варианты реализации или отказа от реализации, отмечается состояние готовности и отметка об удовлетворенности того, кто направлял запрос или ставил требование. Как и в заданиях, для удобства активно используются механизмы цветовой индикации, полностью хранится вся информация о сделанных изменениях, используются различные виды просмотров и собирается аналитика по типам «пожеланий» и срокам их удовлетворения. Подобная система, например, помимо службы тех. поддержки нашей компании, активно используется для отслеживания всех дефектов наших же систем, либо пожеланий по их улучшению.

Перечисленные возможности обеспечивают строгий учет всех действий, производимых в рамках проектов сотрудниками организации, и предоставляют возможности для анализа затрат по проектам, подпроектам и видам работ в различных сечениях. Однако данные возможности необходимы, но не достаточны для обеспечения планирования проектных работ и анализа затрат и возможного потенциала. Еще необходимо было решить задачу обязательности и объективности (корректности) ввода в систему соответствующей информации.  Данная проблема успешно решена в системе «Пульс проекта» настраиваемой привязкой времени пребывания сотрудника на рабочем месте к его затратам времени по проектам+заданиям. Привязка осуществляется путем ввода пользователями фактического времени, проведенного на рабочем месте, непосредственно в систему. Разумеется, есть возможность автоматически проставлять время входа и выхода сотрудника через проходную компании и затем сопоставлять с отмеченным фактическим временем по заданиям, но всегда есть работы, связанные с невозможностью пройти через проходную (работа у клиента). Соответственно, в системе предусмотрена возможность ручного ввода времени начала и окончания работы (и перерывов) с автоматическим подсчетом фактического времени пребывания, сопоставлением с плановым временем нахождения сотрудника на рабочем месте по табелю сотрудника с обязательной рекомендацией указать типовую причину и комментарий при обнаруженных отклонениях (в настраиваемых  пределах). Система может сопоставлять рассчитанное фактическое время пребывания с суммарным временем, указанным по заданиям за текущий день и, в случае отклонения сверх допустимой (настраиваемой) планки, требовать от пользователя либо актуализировать время по заданиям (в том числе возможным простоем из-за отсутствия заданий), либо установить корректное время окончания работ и перерывов. Подобная схема не только дисциплинирует сотрудников, но и предоставляет возможность менеджеру анализировать объективные данные о предыдущих затратах на различные типы проектов. Менеджер может анализировать потенциал рабочего времени, не используемого под целевые проекты (используемое на работы «вне проектов»). Табели сотрудников генерируются автоматически на основании нескольких различных шаблонов табелей времени, используемых в организации.

Итак, имея жесткую привязку всех заданий всех сотрудников по всем проектам ко времени пребывания сотрудников на рабочем месте, система «Пульс проекта» открывает воистину небывалые ранее возможности для контроля и анализа, а стало быть, и планирования новых уникальных проектов. Ведь уникален, по сути, итоговый проект, но работы по всем проектам можно и необходимо детализировать до уровня, где можно выделять типовые части из различных проектов, проводить унификацию частей проектов и складывать из них новые и новые возможные варианты уникальных проектов, с каждым следующим проектом получая все более и более точную информацию для нормирования будущих проектов. Дополнительным результатом работы подобной системы становится дисциплинированность сотрудников и возможность анализа работы сотрудников по различным видам работ, на различных проектах с привязкой результатов и вознаграждений не только к конкретному текущему проекту, но и к статистическим данным по подобным видам работ других сотрудников на других проектах.

Продукт построен на базе интегрированной среды разработки (IDE) "April" (© «ИНИСТЭК»), что позволяет расширять возможности представляемой системы до полномасштабной ERP (в частности, небезынтересна возможность расширения системы полноценным модулем кадрового учета). 

В качестве базы данных используется надежный и проверенный (и, что немаловажно, широкораспространенный) MS SQL Server 2000. В качестве генераторов всех аналитических форм и отчетов используются Seagate Crystal Reports, MS Excel и MS Word. Системное ядро написано на языке программирования C++, а прикладная часть - с использованием VBScript, SQL и объектно-ориентированного конструктора. Благодаря тому, что продукт построен на основе IDE "April", он унаследовал от нее систему разграничения прав доступа к данным на основании учетных записей пользователей MS Windows. Система имеет интерфейс, обладающий широкими возможностями для поиска, фильтрации данных и пользовательской настройки.

В дополнение картины следует отметить возможности интеграции системы с различными приложениями, такими как MS Project, MS Outlook, Rational Clear Quest, ИС компании и пр.

Кроме вышеперечисленных преимуществ система «Пульс проекта» обладает еще одним неоспоримым достоинством, редким для систем подобного класса: это - не «коробочный» продукт. Т.е. любые предложения по «притирке» системы к особенностям Вашей фирмы будут рассмотрены и реализованы. Вам не придется мириться с какими-то неудобными для Ваших сотрудников моментами. Вы имеете возможность получить грамотный инструмент контроля проектной организации, тонко настроенный под Ваше предприятие.

Скачать статью «Все проекты уникальны»